15 minutter/3 spørsmål - for løpende dialog mellom leder og ansatt

Revisjon- og rådgivingsselskapet BDO ble i 2018 for femte året på rad kåret til en av Norges beste arbeidsgivere. Et viktig fokusområde for oss i BDO er løpende 1:1 dialog mellom leder og medarbeider, sier Kristina Bors, HR-direktør i BDO. Dagene er travle og mange medarbeidere jobber på prosjekter og oppdrag med andre enn lederen sin – det kan gå lang tid mellom hver gang de møtes. Derfor innførte vi i 2017 15:3-samtalen: et virkemiddel som bidrar til at leder og medarbeider setter av tid til den nødvendige dialogen. 15:3-samtalen tar kun 15 minutter, krever ingen forberedelser, er enkel å gjennomføre og har vist seg å være svært effektiv.

BDO teller 1550 hoder fordelt på 75 kontorer i Norge. Mange bruker mye av tiden sin ute hos kunder på oppdrag og i prosjekt. Det kan gå lange perioder uten at medarbeider og leder ser hverandre. Løpende oppfølging og dialog mellom leder og medarbeider kan da bli en utfordring. BDO har struktur rundt en halvårlig/årlig utviklingssamtale, der legges planer og mål for det nærmeste året og et lengre 2-4 års perspektiv. BDO har også en struktur rundt å gi og motta evalueringer (tilbakemeldinger på oppdrag/prosjekt), som oftest en øvelse som foregår mellom oppdragsansvarlig/prosjektleder og medarbeideren, og ikke mellom leder og medarbeider (utover at leder får se evalueringen). Disse samtalene blir noe annet – og svarer ikke på behovet medarbeiderne har for å bli sett på en tettere måte – oftere.

Kristina forteller at et utgangspunkt BDO har når det gjelder prosesser og aktiviteter rundt medarbeiderutvikling, er at de blant annet skal være hensiktsmessige. De skal oppleves som nyttige, relevante og forretningsorienterte – ikke «bare» være en intern øvelse som HR-avdelingen trer nedover ørene på dem. De skal ha «lyst» til å ta i bruk verktøyet eller virkemiddelet – og de skal oppleve at det gir en merverdi.

 Kristina Bors, HR-direktør, BDO

Kristina Bors, HR-direktør, BDO

Vi vet at løpende 1:1-dialog mellom leder og medarbeider er en sentral driver til indre motivasjon og engasjement – samtidig som vi visste at dette var vi ikke så flinke til i BDO, sier Kristina. Vi ønsket å finne en løsning på dette – som ville få lederne og medarbeiderne til å prioritere denne formen for dialog, som er uformell, men likevel har elementer av struktur i seg.

En av medarbeiderne i HR-avdelingen kom opp med ideen om 15:3-samtalen. Vi var alle enige om at det var en strålende ide – vi testet den ut på en rekke ledere og medarbeidere, responsen var positiv. Vi lanserte raskt – uten lange beskrivelser og forklaringer. Fascinerende nok så absorberte organisasjonen det nye «verktøyet» nesten med en gang. Mange kontorer begynte å bruke det allerede samme uken, så har flere kastet seg på etter hvert. Vi har ikke sagt at det er et krav å benytte 15:3, men anbefalt alle å ta det i bruk.

En leder i BDO sier følgende:
«15:3 bidrar til at det er lettere å komme i dialog med medarbeiderne mine. Det blir et uformelt diskusjonsforum som gjør at man kan prate om hvordan man har det på jobb, og komme med løsninger til forbedringer. Vi har 15:3-samtaler en gang i måneden, og da møtes vi alltid på en kaffebar på vei til kontoret på morgenen.»

Slik fungerer det

15:3 samtalen er integrert i vår portal for medarbeiderutvikling (Kompetanseportalen), sammen med de andre verktøyene våre (utviklingsplan, evalueringer, m.m.). Samtalen kan registreres her, men det er ikke et krav hvis man ikke vil. Mange velger å gjøre det, de synes det er fint å se tilbake at man har hatt disse løpende samtalene. 15:3 samtalen kan foregå på en kaffebar, i kantinen, i taxi på vei til kunde, på et møterom, egentlig hvor som helst.

I samtalen har man skjemaet med spørsmålene tilgjengelig (via mobil, pc eller nettbrett), og kan velge om man vil fylle inn svarene, eller om man bare vil prate om de og la feltene forbli tomme. Poenget er at man skal prate sammen, og spørsmålene er der som en hjelp for å komme i gang, sier Kristina.

Spørsmålene er:

  1. Har du det gøy på jobb?

  2. Hvordan trives du med oppgavene dine for tiden (utfordringer, utvikling, forventninger, mål og tilbakemeldinger), og er det noe jeg kan hjelpe deg med?

  3. Har du noen forslag til endringer/forbedringer?

Til slutt får medarbeider mulighet til å trille en terning med rangering 1-6 for å svare på «Alt i alt, hvordan har du det?»

Effekt

Tilbakemeldingene på 15:3-samtalen er svært gode, ledere og medarbeidere melder at de har stor nytte av samtalene, sier Kristina. Avdelingsledere og HR-avdelingen kan enkelt kan ta ut rapporter som viser resultatene fra 15:3-samtalene, inkludert terningkastene. Dette er også en gylden mulighet for ledere å «ta tempen» i sin avdeling.

Alt i alt er vi rett og slett stolte av å ha utviklet og lansert et så enkelt virkemiddel som viser seg å ha så stor effekt – hvor dialogen mellom leder og medarbeider har blitt bedre, tettere, oftere og mer relevant, avslutter Kristina.